Im März 2021 habe ich hier die Frage nach best practice für Nextcloud gestellt.
Es hat sich in der Zwischenzeit, wie bei vielen Schulen, auch bei uns viel getan.
Ich berichte über das, was ich als Admin einer Nextcloud für unsere Schule nun seit über einem Jahr lernen durfte.
Vielleicht hilft es anderen, die vor der Frage stehen, was eine Nextcloud für sie in der Schule leisten könnte.
Unsere Nextcloud ist auf dem Schulserver installiert, die Accounts der KuK werden via LDAP aus den Schulnetzaccount automatisch in Nextcloud erstellt. Wir haben dadurch vollen Zugriff und ich kann jede gewünschte App selbst installieren. Das ist glaube ich bei den gemieteten Instanzen nicht immer der Fall. Ein Start bei einer gemieteten (und nicht teueren) Instanz ist aber sicher eine sehr gute Möglichkeit für Schulen.
Zentral ist für uns die App „Dateien“ zum einfachen Synchronisieren über alle Geräte hinweg. Toll sind hier die Möglichkeiten um Dateien und Ordner anderen auch außerhalb der Nextcloud zur Verfügung stellen zu können. Passwortschutz, zeitlich befristete Links (danach automatischer Verfall des Links) etc.
Man kann auch eine Art „DropZone“ anlegen, wenn man einen Ordner freigibt, mit dem Recht, dort nur Dinge hochzuladen. Schüler*innen oder Eltern können dann Ergebnisse, Rücklaufzettel etc. einfach in das Feld im Browser „werfen“, und die Datei wird in meinen vorher definierten Ordner hochgeladen.
Ausgehend von der Dateienapp bieten sich aber viele weitere Möglichkeiten zur Nutzung im schulischen Bereich. Davon will ich einige Beispiele nennen:
Man kann Emails innerhalb der Nextcloud verwalten. Die Mail-App kann z.B. seit Version (NC 24) auch zeitversetzt Emails senden (kannte ich vorher nur aus Gmail etc. Datenschutz schwierig!): Schreibe ich eine Mail um 23:24 Uhr und will nicht, dass jemand sieht, dass ich um diese Zeit noch arbeite und stelle ich die Mail so ein, dass sie erst am nächsten Tag um 8:45 Uhr versendet wird.
Oder es gibt nun auch Email „undo“, also einige Sekunden Zeit, bis man die Mail endgültig versendet oder doch nochmal rückgängig macht. Beides nette, zeitgemäße features wie ich finde.
Man kann auf Wunsch auch mehrere Accounts einpflegen. An jedem Browser, an dem ich mich an der Nextcloud anmelden kann, ist dadurch die Verarbeitung meiner Email-Accounts möglich.
Die Nextcloud App „External Sites“ ermöglicht es, in die App-Leiste der Nextcloud zu den Standard-Apps wie Mail, Kontakte etc. noch externe Seiten einzubinden, z.B. der Link zu Moodle, WebUntis, Homepage der Schule, Mensa-Essens-Bestellung, SESAM-Mediathek oder anderen wichtigen Diensten für Lehrkräfte.
Ergänzend dazu kann die App „App-Reihenfolge“ dem User ermöglichen, die Reihenfolge der Apps in der Leiste selbst zu verändern oder auch auszublenden, wenn man für die jeweilige App keine Verwendung hat.
Eine weitere Mini-App namens „Login Notes“ ermöglicht es dem Admin direkt auf der Anmeldeseite Informationen für die User zu bevorstehenden Updates etc. zu machen. Ergänzend dazu kann man mit „Announcements“ Infos an alle Nutzer der Nextcloud versenden.
Mit Nextcloud-Office (Collabora bzw. OpenOffice) ermöglicht es unserem Kollegium endlich online kollaborativ an Office-Dokumenten zu arbeiten.
Die App „Circles“ ermöglicht es den Usern ohne Hilfe des Admins Gruppen zu erstellen und sich darin auszutauschen oder zusammenzuarbeiten.
Die App „Talk“ bietet einen Chat auch um in anderen Apps zu kommentieren oder mit einer mobilen App auf dem Handy erreichbar zu sein. Das testen wir aber erst demnächst und überlegen es als Alternative zu Threema zu verwenden, weil es einfach besser zu administrieren ist und jeder direkt angelegt ist.
Die Videokonferenz in Talk nutzen wir nicht. Stattdessen haben die den Servercluster des Lehrerfortbilungsserver für BigBlueButton in Nextcloud eingebunden. Damit nutzt unser Kollegium BBB, das es schon aus unserem Moodle kennt mit dem Vorteil, dass man von BBB in Nextcloud heraus auch Links an Teilnehmer*innen versenden kann, die keinen Account haben. Das ersetzt uns Dienste wie jitsi oder Senfcall.
BBB in Nextcloud ist genauso performant und datensicher wie in Moodle, weil es die gleichen Server sind wie in Moodle für BBB.
Mit der App „Polls“ lassen sich schick und schön gemeinsame Termine finden, wie man es von Doodle kennt.
Mit der App „Forms“ lassen sich Umfragen erstellen.
Mit der App „Deck“ lassen sich Projekte (kollaborativ) verwalten, ähnlich einem Trello-Board.
Mit der App „Pico CMS“ lassen sich minimale Homepages erstellen, die auf der Nextcloud laufen.
Es lassen sich einfache Whiteboards erstellen / nutzen sowie Mindmaps.
Die App „Lesezeichen“ bündelt wichtige Webseiten innerhalb der Nextloud.
Die Nextcloud biete einen Kalender, der online geführt werden kann und in mobilen Geräten abonniert werden kann, aber eben nicht bei Apple, Google und Co. gehostet wird.
Mit der App „Appointments“ lassen sich Termine mit z.B. Eltern abstimmen. Die App generiert eine Webseite auf der man die nötigen Daten wie Telefonnummer, Name etc. eingeben kann und dann aus dem Kalender der Nextcloud vorher von mir definierte Zeitfenster für ein Gespräch auswählen kann. Die Nextcloud versendet dann eine Bestätigungsmail an den Gesprächspartner per Email und trägt den Termin in meinen Kalender ein. Auch ist möglich, mit einem Link in der Bestätigungsmail, den Termin bei mir wieder abzusagen.
In Nextcloud lassen sich größer Dateien speichern. In Moodle lässt sich unsere Nextcloud als Repository einbinden. Dateien die zu groß für Moodle sind, werden darüber in Moodle eingebunden.
Mit den oben erwähnten Tools lässt sich eine zentrale Anlaufstelle zum Arbeiten im schulischen Bereich schaffen. Eigentlich das, was uns Ella 2.0 seit Jahren verspricht.
Vielleicht ist unser Angebot in Nextcloud nicht ganz so ausgereift mangels SSO, aber man kann es eben heute schon nutzen!
Ich bin absolut überzeugt von der Nextcloud! Allerdings sind wir vorsichtig bei der Nutzung von Tools wie Appointments etc. – Wenn hier etwas nicht so läuft wie es soll, ist man als Schule bei selbstgehosteter Nextcloud selbst in Zugzwang.
Wichtige Elemente versuchen wir daher auf professionelle Anbieter zu übertragen (WebUntis z.B.) - Immer mit der Maßgabe Kosten & Nutzen in einem vernünftigen Rahmen zu halten. Nextcloud ist kostenlos!
Alle genannten Tools gibt es sicherlich hübscher bei bestimmten US-Diensten, aber meiner Meinung nach gibt es kaum eine bessere Möglichkeit, die Tools zentral gebündelt, zusammen mit einem realitätsbezogenen Datenschutz, im Kollegium anzubieten.
Über Rückmeldung, weitere Erfahrungen und Austausch freue ich mich!
Viele Grüße aus Stuttgart
Frank
